Meilleur Logiciel de gestion des factures
Meilleur Logiciel de gestion des factures en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel de gestion des factures ?
Le logiciel de gestion des factures est responsable du traitement, de la gestion et du paiement des documents de facturation provenant des fournisseurs et des vendeurs. Ce logiciel aide à automatiser les processus d'extraction des informations de facturation, de vérification et de validation des informations, d'approbation ou de traitement des paiements, et de stockage sécurisé de toutes les informations pertinentes soit dans le cloud, soit sur les serveurs des vendeurs. Il est important d'avoir ces données facilement accessibles pour les audits, la conformité et les prévisions. Le logiciel de gestion des factures fournit parfois des fonctionnalités de logiciels de finance et de comptabilité, y compris la facturation, l'approvisionnement, l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) et les logiciels de comptabilité ; l'intégration avec ces autres types de logiciels est également courante.
Principaux avantages du logiciel de gestion des factures
- Extrait les données pertinentes des factures, telles que le montant dû, les noms des fournisseurs, les numéros de facture et de bon de commande, et les dates d'échéance
- Fournit des flux de travail d'approbation standard qui peuvent être personnalisés par les utilisateurs
- Consolide plusieurs factures ou divise une facture en plusieurs factures
- Associe les factures aux achats et aux bons de commande ainsi qu'aux paiements
- Synchronise avec les comptes de l'entreprise pour transférer les paiements des factures approuvées
- Stocke les fichiers de factures avec l'historique des approbations et des paiements
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des factures ?
Traitement des factures plus rapide — Les systèmes de gestion des factures peuvent accélérer les temps de traitement des factures, réduire les dépenses des comptes fournisseurs et minimiser les erreurs humaines. Cela peut conduire à des coûts par facture plus bas, à de meilleures relations avec les fournisseurs et à moins de problèmes de paiements aux vendeurs. Cela peut être accompli en numérisant le traitement des factures, comme le scannage ou l'envoi par e-mail des factures, et en associant automatiquement les bons de commande (PO) aux factures.
Approbations plus rapides — Lorsqu'une facture est numérisée et ajoutée à un flux de travail prédéterminé, le logiciel de gestion des factures peut confirmer quel gestionnaire a l'autorité pour approuver le paiement. Cela réduit le temps perdu par l'envoi de factures à des superviseurs qui ne sont pas autorisés à les approuver et rationalise le processus d'approbation.
Rapports en temps réel — Une autre fonctionnalité à valeur ajoutée du logiciel de gestion des factures est sa capacité à permettre aux gestionnaires de créer et de visualiser des rapports analytiques pour une meilleure visibilité sur le volume des factures, les statuts et les goulots d'étranglement dans le processus. Ces rapports peuvent donner aux équipes un aperçu des paiements en retard, de la productivité, du suivi des paiements aux fournisseurs et des informations liées aux audits.
Rapprochement rapide des PO — La technologie de gestion des factures traque les factures manquantes, les reçus, les bons de livraison, etc., facilitant le rapprochement de plusieurs factures, notes de crédit et reçus du même fournisseur. Ce logiciel peut également signaler les factures frauduleuses et les prix incorrects.
Capture et stockage de documents — Ce logiciel permet parfois à l'utilisateur de scanner, faxer ou prendre des photos des factures pour la documentation et le stockage. Il est utile d'avoir tous les documents numérisés avant que tout traitement n'ait lieu, permettant un accès facile à toutes les parties prenantes.
Sécurité — Le logiciel de gestion des factures basé sur le cloud stocke tous les documents et données dans le cloud afin que tout soit accessible de n'importe où et que les données ne soient pas perdues ou égarées. L'accès des utilisateurs est personnalisable, garantissant que seuls les employés autorisés peuvent consulter les documents confidentiels.
Qui utilise le logiciel de gestion des factures ?
Le logiciel de gestion des factures peut être utilisé par tout employé ou équipe impliqué dans la réception, l'approbation ou le paiement des factures. Ce logiciel peut également être utilisé par les équipes associées aux articles ou services auxquels les factures font référence. Les équipes qui utilisent le plus ce logiciel de facturation sont listées ci-dessous.
Départements comptabilité/finance — Les départements comptables reçoivent généralement les factures et les soumettent à un processus d'approbation, qui comprend l'association des informations de la facture avec les bons de commande et de vente corrects ainsi que le paiement. Le logiciel de gestion des factures aide ce flux de travail en scannant les factures, en analysant et en important les données dans le système, et en transférant les paiements électroniquement. Il élimine également le besoin de dossiers papier, de saisie manuelle de données et d'envoi de chèques par courrier.
Approvisionnement — Les équipes d'approvisionnement sont impliquées dans l'achat d'articles pour leur entreprise, et doivent donc être impliquées dans l'approbation des PO liés à leurs achats. Le logiciel de gestion des factures aide à réduire le temps et l'effort consacrés à la gestion des tâches telles que la réception et l'association des commandes et des factures, le paiement et l'amélioration des relations avec les vendeurs.
Équipes des comptes fournisseurs — Parfois partie de l'équipe comptable, les équipes AP sont impliquées dans la gestion des factures et des transactions financières entre une entreprise et ses fournisseurs. Ces équipes peuvent traiter de grands volumes de factures, et le logiciel de gestion des factures peut les aider non seulement à surveiller les activités de traitement des AP, mais aussi à réduire le travail manuel et à éviter les erreurs humaines.
Types de logiciels de gestion des factures
Mobile — Le logiciel de gestion des factures mobile est une application conçue pour être téléchargée et accessible sur un appareil intelligent. Il donne aux employés la fonctionnalité d'accéder aux données en déplacement et permet également aux gestionnaires de revoir et d'approuver les paiements, et de générer divers rapports en dehors des heures de travail et de l'environnement de bureau.
En ligne (ou basé sur le cloud) — Le logiciel en ligne nécessite que les utilisateurs accèdent au tableau de bord du logiciel via le site Web du fournisseur afin qu'ils puissent obtenir des informations et tirer parti des fonctionnalités offertes par le fournisseur. Ce type d'interface est bon pour les entreprises et les employés qui peuvent facilement accéder à un ordinateur avec Internet pour ajouter ou modifier des données, approuver ou rejeter des paiements, et générer divers rapports.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des factures
Le logiciel de gestion des factures offre de nombreuses fonctionnalités et fonctions. Ces systèmes automatisent la plupart des étapes improductives et coûteuses du traitement des factures, ce qui aide à rationaliser les processus, à augmenter la productivité et l'efficacité des employés, et à réduire les coûts de traitement. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes de ce logiciel.
Capture intelligente et numérisation des reçus de factures — Les utilisateurs utilisent le logiciel de gestion des factures pour capturer automatiquement et numériser les factures. Le logiciel inclut également des fonctionnalités pour télécharger des e-mails et des pièces jointes, tout en obtenant des informations pertinentes telles que les noms des fournisseurs, les numéros de facture et de PO. Ce processus réduit la paperasse et élimine la corvée de télécharger manuellement les pièces jointes et d'extraire les données des documents.
Facilitation des paiements — Avec les plateformes de facturation, la gestion et le traitement des paiements sont devenus plus faciles car les organisations ont la possibilité de payer par carte de crédit, ou de s'intégrer à des plateformes de paiement en ligne. Les logiciels de facturation ont généralement des fonctionnalités pour gérer plusieurs langues, plusieurs devises et ajustements fiscaux. Il y a aussi la fonctionnalité de suivre les paiements hors ligne.
Génération de rapports — Le logiciel de gestion des factures peut générer des rapports qui aident les entreprises à suivre leurs finances et à surveiller quelles factures sont actuellement en attente. Les employés peuvent également automatiser la génération de rapports, les exporter sous forme de fichiers PDF, et les partager ou les recevoir par e-mail. Les rapports sont générés et les données sont analysées pour obtenir des informations pertinentes des opérations de facturation, telles que le nombre de factures en attente, le temps moyen pour un cycle de paiement, et combien de paiements sont en retard.
Gestion des flux de travail — Les entreprises utilisent le logiciel de gestion des factures pour acheminer les factures vers le département ou le gestionnaire approprié au sein d'une entreprise pour approbation ou refus, ou pour signaler pour une recherche plus approfondie. Ce logiciel permet également aux gestionnaires de créer un flux de travail d'approbation qui confirmera électroniquement si un gestionnaire a l'autorité pour approuver une facture spécifique. Sinon, le flux de travail acheminera la facture vers un superviseur plus senior.
Autres fonctionnalités du logiciel de gestion des factures : Flux de trésorerie, Capacités ERP, Capacités KPI, Factures récurrentes, et Modèles.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion des factures
Il existe un certain nombre de solutions logicielles qui bénéficient aux départements comptables, qui s'intègrent également à, ou fournissent des fonctionnalités similaires au logiciel de gestion des factures. Quelques exemples de ces catégories de logiciels sont listés ci-dessous.
Logiciel de facturation — Les entreprises utilisent le logiciel de facturation et de facturation pour créer et envoyer des factures aux clients pour demander le paiement des produits et services qu'elles livrent. En utilisant ce type de logiciel, les entreprises peuvent réduire le temps et l'effort nécessaires pour gérer les factures et améliorer la précision de leurs processus de facturation.
Logiciel d'approvisionnement — Le logiciel d'approvisionnement aide les organisations à automatiser leurs efforts d'achat. Les entreprises sont capables de gérer la plupart des activités liées à l'approvisionnement en ligne, y compris la création et l'approbation des bons de commande, la sélection et la commande de produits, la réception et l'association des commandes et des factures, et le paiement. Les départements d'approvisionnement utilisent les produits d'approvisionnement pour coordonner les expéditions de commandes pour une capacité optimale, ou pour s'engager avec des fournisseurs soumissionnant pour des affaires.
Logiciel de comptabilité — Le logiciel de comptabilité aide les entreprises à rationaliser et à automatiser les processus de gestion financière, garantissant des enregistrements précis et augmentant l'efficacité opérationnelle à travers des processus récurrents tels que la facturation et le rapprochement. Selon l'échelle du produit, le logiciel de comptabilité peut inclure des fonctionnalités pour le traitement de la paie, la facturation, le rapprochement, la gestion des factures et des dépenses, et les rapports financiers.
